Ψηφιακή κάρτα εργασίας: Κρίσιμα ζητήματα αναφορικά με την εφαρμογή

1.   Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας και Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας

1.1.               Δημοσιεύθηκε η ΥΑ υπ’ αριθμ. 49758/26.5.2022 (ΦΕΚ 2668, Β΄, 31.5.2022).

H YA αφορά την Απογραφική Διαδικασία της Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας, τη Δήλωση της Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας και τη θέση σε ισχύ της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.

Με την ίδια απόφαση τροποποιείται και η απόφαση  40331/Δ1.13521/13-9-2019  σχετικά με τα στοιχεία των εργαζομένων που πρέπει να δηλωθούν.

Σύμφωνα με την εν λόγω  απόφαση του Υπουργείο Εργασίας, η πρώτη φάση εφαρμογής της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας αφορά

• τις τράπεζες και
• τα σούπερ μάρκετ που απασχολούν πάνω από 250 εργαζόμενους.

1.2.               Οι συγκεκριμένες επιχειρήσεις θα πρέπει στο διάστημα 1 – 30 Ιουνίου 

1. Να ολοκληρώσουν την απογραφή την εργαζόμενων τους στο ΕΡΓΑΝΗ II.

Επί του θέματος αυτού διευκρινίζουμε ότι στην απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας θα συμπεριληφθούν:

• Όλοι οι εργαζόμενοι δηλαδή και αυτοί που δεν έχουν σταθερό τόπο εργασίας, όπως π.χ. οδηγοί, φύλακες, συντηρητές και τεχνικοί.

Το ψηφιακό σύστημα ωρομέτρησης θα εφαρμοστεί μόνο στους εργαζόμενους με φυσική παρουσία. Συνεπώς για κάποιον που ξεκινά ή /και ολοκληρώνει την εργασία του στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης όπου και εργάζεται ισχύει κανονικά η κάρτα εργασίας.

• Κανονικά και οι εργαζόμενοι, που υπάγονται στην κατηγορία των Διευθυντικών Στελεχών (Υ.Α. 90972/2021) και για τους οποίους έχει υποβληθεί σχετική Δήλωση στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ και για τους εν λόγω εργαζόμενους, οι οποίοι πληρούν τα κριτήρια, με βάση τα οποία χαρακτηρίζονται ως Διευθυντικά Στελέχη, δεν θα δηλωθεί ωράριο απασχόλησης, από τον εργοδότη, όντας εξαιρούμενοι από τα χρονικά όρια εργασίας.
• Η απογραφή των εργαζόμενων (στοιχείων εργασιακής σχέσης και ωραρίου απασχόλησης) για τους λοιπούς κλάδους της οικονομίας θα γίνει στο διάστημα από 1.10.2022 έως 30.11.2022.

1. Να καταγράψουν:

• τα στοιχεία εργασιακής σχέσης και
• ωραρίου απασχόλησης των εργαζομένων τους (ώρες εργασίας ανά εβδομάδα, 5θήμερη ή 6ήμερη εργασία, σταθερό ή μεταβαλλόμενο ωράριο κλπ.)

1.3.               Στους ίδιους κλάδους θα εφαρμοστεί από 1ης Ιουλίου η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας. 

Κατά την πρώτη φάση εφαρμογής του συστήματος της ψηφιακής κάρτας εργασίας, η οποία άρχεται την 1η Ιουλίου 2022, εντάσσονται υποχρεωτικά στο εν λόγω σύστημα, μόνον οι επιχειρήσεις

• που ανήκουν στον κλάδο των Σούπερ Μάρκετ και απασχολούν συνολικά περισσότερους από 250 εργαζόμενους, καθώς και
• το σύνολο των Τραπεζών της Χώρας.
• Οι εν λόγω επιχειρήσεις-εργοδότες υποχρεούνται, από την ως άνω ημερομηνία (1.7.2022) να διαθέτουν και να ενεργοποιούν αντιστοίχως, σύστημα ψηφιακής κάρτας εργασίαςγια το σύνολο των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας,
• που απασχολούνται με φυσική παρουσία στο χώρο παροχής εργασίας της επιχείρησης,
• περιλαμβανομένων και των εργαζομένων που απασχολούνται στις ανωτέρω επιχειρήσεις μέσω δανεισμού.

1.4.               Υποχρέωση Καταχώρησης Ψηφιακών Στοιχείων σχετιζόμενων με το ωράριο απασχόλησης στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ

Όλες οι επιχειρήσεις – εργοδότες της Χώρας υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό, σε πραγματικό χρόνο, με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Η μέτρηση του χρόνου εργασίας πραγματοποιείται με τη χρήση ψηφιακής κάρτας εργασίας.

1.4.1.   Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης

Η “Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης” περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία που αφορούν την οργάνωση του χρόνου εργασίας:

• Συμβατικές εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης,

Κατά την υποβολή “Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης” για την εκ περιτροπής απασχόληση, τι θα πρέπει να επιλεγεί στην Εβδομαδιαία Απασχόληση (προτείνεται 5-ήμερη/6-ήμερη);

Πώς θα πρέπει να αποτυπώνεται το πρόγραμμα εργασίας (αρχείο excel) κατά τις ημέρες που δεν απασχολείται o Εργαζόμενος (π.χ. θα πρέπει το κελί να μείνει κενό, να χρησιμοποιηθεί κωδικός ΜΕ- Μη Εργασία);

Δηλώνεται το συμβατικό ωράριο εργασίας πλήρους απασχόλησης εβδομαδιαίως (40 ώρες ή ενδεχομένως, μικρότερο πλήρες συμβατικό από Σ.Σ.Ε. κ.λ.π. π.χ. 37 ώρες των Τραπεζών), καθώς και το σύστημα ημερών εβδομαδιαίας απασχόλησης στην επιχείρηση (πενθήμερο ή εξαήμερο).

Με την δήλωση αυτή εμφαίνεται το πλήρες ωράριο του συγκρίσιμου εργαζόμενου στην επιχείρηση, προκειμένου να καταστεί εμφανές μέχρι ποιου ορίου δύναται να φθάσει ενδεχόμενη πρόσθετη εργασία του μερικώς απασχολούμενου (δηλ. έως τη συμπλήρωση του πλήρους συμβατικού ημερήσιου και εβδομαδιαίου ωραρίου).

Τηλεργασία. Θα μπορεί το σύστημα να δέχεται προδήλωση Τηλεργασίας σε μη σταθερές ημέρες εργασίας ανά εβδομάδα και με ποιο αρχείο θα ενημερώνουμε το σύστημα. Με το ημερήσιο ή με το εβδομαδιαίο (και πώς);

Μπορεί να δηλώνεται εφόσον δεν είναι σταθερή εβδομαδιαία δήλωση με την ένδειξη «Από -Έως την εβδομάδα. Ή μεταβαλλόμενο»

• Σύστημα Απασχόλησης (5ήμερη/6ήμερη), Στοιχεία Διαλείμματος, καθώς και
• Δυνατότητα Ευέλικτης Προσέλευσης.

Τι σημαίνει ο όρος “Ευέλικτη Προσέλευση” και υπό ποιες προϋποθέσεις δύναται να συμπληρωθεί; Αφορά όλους τους εργαζόμενους της επιχείρησης που είναι ενταγμένοι στην ψηφιακή οργάνωση του χρόνου, εφόσον έχει ενεργοποιηθεί η κάρτα εργασίας και εφόσον ο εργαζόμενος και ο εργοδότης έχουν συμφωνήσει της ως άνω εφαρμογή ωραρίου.

1.5.               Τα στοιχεία συμπληρώνονται ως εξής:

i) από εργοδότες-επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των τραπεζών και των σούπερ μάρκετ,:

α) Κατά την πρώτη εφαρμογή απογραφικά, προκειμένου το σύνολο του προσωπικού τους να είναι απογεγραμμένο κατά την 30/6/2022. Η απογραφική διαδικασία μπορεί να γίνει και σταδιακά από 1/6/2022 έως και το αργότερο 30/6/2022.

β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν τα εν λόγω στοιχεία συμπληρώνονται στο έντυπο Ε3 στο οποίο επιπλέον προστίθεται και πεδίο ώρας αποχώρησης κατά την 1η μέρα πρόσληψης έτσι ώστε να διαμορφώνεται ωράριο για την 1η μέρα.

γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών στοιχείων δήλωσης. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

ii) από τους λοιπούς εργοδότες-επιχειρήσεις:

α) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν τα εν λόγω στοιχεία συμπληρώνονται στο έντυπο Ε3 στο οποίο επιπλέον προστίθεται και πεδίο ώρας αποχώρησης κατά την 1η μέρα πρόσληψης έτσι ώστε να διαμορφώνεται ωράριο για την 1η μέρα.

β) Κατά την πρώτη εφαρμογή απογραφικά, προκειμένου το σύνολο του προσωπικού τους να είναι απογεγραμμένο κατά την 30/11/2022. Η απογραφική διαδικασία μπορεί να γίνει και σταδιακά από 1/10/2022 έως και το αργότερο 30/11/2022.

γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών στοιχείων δήλωσης. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

• Από την ένταξη εργαζομένου στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής της:

1. i) δημιουργείται υποχρέωση αυθημερόν υποβολής δήλωσης “Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας” όπως περιγράφεται κατωτέρω και
2. ii) δεν θα χρησιμοποιείται πλέον η διαδικασία υποβολής Ε4 – Συμπληρωματικός Ωραρίου ούτε θα επιτρέπεται να συμπληρωθεί ωράριο για τον εργαζόμενο με άλλον Πίνακα Προσωπικού Ε4.

2.   Δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας

2.1.               Η “Οργάνωση Χρόνου Εργασίας” αφορά στις ακόλουθες δηλώσεις από εργοδότες-επιχειρήσεις που απασχολούν εργαζομένους μισθωτής εξαρτημένης εργασίας:

1. i) Στοιχείων για εργαζομένους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης,
2. ii) Στοιχείων για εργαζομένους με Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης,

iii) Στοιχείων Αδειών εργαζομένων (δηλώνονται απογραφικά εντός του πρώτου δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί το μήνα χορήγησής τους).

2.1.1.  Τα στοιχεία που υποβάλλονται σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους που αφορούν, ως εξής:

i) από εργοδότες-επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των τραπεζών και των σούπερ μάρκετ:

α) Κατά την πρώτη εφαρμογή (από 1/6/2022 έως 30/6/2022) απογραφικά και αυθημερόν για το σύνολο των εργαζομένων τους που δηλώθηκαν ως εντασσόμενοι στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, οπότε και τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους εργαζόμενους αυτούς παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 Συμπληρωματικό Ωραρίου.

β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν για τους εντασσόμενους στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας εργαζομένους. Στην περίπτωση αυτή, τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους νέους εργαζομένους παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 Συμπληρωματικό Ωραρίου.

γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών της Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την μεταβολή και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

Διατηρείται σε κάθε περίπτωση η υποχρέωση υποβολής Ε8 για την αναγγελία της Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης.

ii) από τους λοιπούς εργοδότες-επιχειρήσεις:

α) Κατά την πρώτη εφαρμογή (από 1/10/2022 έως 30/11/2022) απογραφικά και αυθημερόν για το σύνολο των εργαζομένων τους που δηλώθηκαν ως εντασσόμενοι στην ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας, οπότε και τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους εργαζόμενους αυτούς παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 συμπληρωματικό Ωραρίου.

β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/10/2022 και εντεύθεν οπότε και τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τον εργαζόμενο αυτόν παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 συμπληρωματικό Ωραρίου.

γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών της Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας. Τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την μεταβολή και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

Διατηρείται σε κάθε περίπτωση η υποχρέωση υποβολής Ε8 για την αναγγελία της Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης.

Η υποχρέωση υποβολής Ε4 Συμπληρωματικός Ωραρίου εξακολουθεί να ισχύει μέχρι την ένταξη του εργαζομένου στην “Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας” βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής της.

2.1.2.  Ο εργοδότης δηλώνει ανά εργαζόμενο:

α. Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης

Για τους εργαζόμενους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης υποβάλλονται στοιχεία που θα περιέχουν για όλες τις ημέρες της εβδομάδας τα εξής:

1. i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα
2. ii) Ημερομηνίες Εφαρμογής Ωραρίου [Από – Έως (Προαιρετικό)].

Σε περίπτωση μη συμπλήρωσης του πεδίου “’Έως”, το δηλωθέν ωράριο ισχύει στο διηνεκές.

iii) Στοιχεία εργαζομένου/ων

• Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
• Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας, όπως περιγράφεται στη σχετική ενότητα της παρούσας απόφασης

β. Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης

Η δήλωση υποβάλλεται για εργαζόμενους με μεταβαλλόμενο/τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης, καθώς και για όλους τους εργαζόμενους σε περίπτωση αλλαγής της οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας τους. Η ανωτέρω δήλωση υποβάλλεται πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους.

Για τους εργαζόμενους με Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης υποβάλλονται στοιχεία που θα περιέχουν για όλες τις ημερομηνίες αναφοράς τα εξής:

1. i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα
2. ii) Στοιχεία εργαζομένου/ων

• Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
• Ημερομηνία εφαρμογής (Από- Έως)
• Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας, όπως περιγράφεται στη σχετική ενότητα της παρούσας απόφασης

γ. Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας